Para Realizar una Modificación de SpA en Empresa en Un Día:
Pasos para Modificar una Sociedad por Acciones:
- Decidir que parte de los Estatutos modificar.
- Celebrar una Junta Extraordinaria de Accionistas o Acuerdo del 100% de Accionistas.
- Reducir la Junta o Acta a Escritura Pública o Protocolizarla ante Notario.
- Si es Empresa en un Día, autorizar ante Notario la Vigencia de Accionistas.
- Si es por sistema registral, autorizar extracto de modificación.
- Luego, subir y firmar anotación en empresa en un día, o inscribir y publicar extracto si es sistema registral.
- Dar aviso de modificación al Servicio de Impuestos Internos.
1. ¿Por qué hacer una Modificación de SpA?
Durante la vida de una Sociedad por Acciones normalmente ocurren acontecimientos que provoquen realizar cambios en ella.
1.1 Aumentar el Capital y Cambio de Representantes
Es muy posible que cuando tu negocio esté creciendo quieras realizar traspasos de acciones para incluir nuevos accionistas. O bien aumentar el capital para emitir nuevas acciones e incluir nuevos inversionistas. Quizás debes cambiar el domicilio para ejercer funciones en otro lugar.
Cambiar la forma de administración y los representantes de la sociedad es muy común.
1.2 Modificar el Objeto o Actividad
Cambiar el objeto de tu SpA también puede ser necesario para fines tributarios ante el SII. Incluso, puede que se necesite cambiar el tipo societario a una Sociedad Anónima o de Responsabilidad Limitada; esto también es una modificación.
Los accionistas de una sociedad por acciones pueden realizar todas las modificaciones que consideren pertinentes.
El objetivo es que las modificaciones sean estratégicas, que se lleven a cabo de la forma más rápida y económicamente eficiente posible.
2. ¿Problemas con el Banco?
Es muy común que nuevas empresas constituidas por el sistema de Empresa en un Día tengan errores en su estructura legal (vicios formales y legales).
Lo anterior produce que aunque la Sociedad esté operando, esta tenga vicios que la hagan nula.
El 90% de las veces, los accionistas solo notan esto al momento la documentación a sus bancos para abrir cuentas bancarias. Es aquí donde se rechaza la documentación por los motivos ya expuestos.
La forma de remediar esto es modificando los estatutos o bien saneándolos (corrigiendo los errores). Esto se hace en la forma de una modificación de estatutos.
3. Modificación de SpA (Empresa en Un Día) - Guía Paso a Paso
La modificación de una SpA en Empresa en un Día puede realizarse de dos formas. La forma dependerá si la SpA estásometida al sistema registral tradicional o bien, en inscrita en Empresa en Un Día.
Como Modificar una SpA (empresa en un día):
- Se debe realizar una Junta Extraordinaria de Accionistas y crear un Acta de Junta Extraordinaria, donde se acuerde (según los quórums de votación del Estatuto) modificar la sociedad. Este documento debe ser notariado en la forma de Escritura Pública o bien Protocolizarlo. Recomendamos la protocolización ya que es más expedita y más económica que la Escritura Pública.
- Otra alternativa a la Junta Extraordinaria, es que todos los accionistas suscriben instrumento público o privado donde conste la modificación. Al igual que la Junta, éste acuerdo de todos los accionistas debe reducirse a escritura pública o protocolizarse en notaría.
- Al mismo tiempo, en la notaría, se debe presentar un Certificado de Vigencia de Accionistas. Este documento deja constancia de quienes son los accionistas de la sociedad al momento de la Junta de Accionistas.
- Para tener éxito en el punto anterior, debemos presentar ante notario el Registro de Accionistas que corrobore la información del Certificado de Vigencia.
- Estos documentos deben ser protocolizados si entra o sale un nuevo accionista. Esto significa que el notario incluye los documentos en su registro notarial.
- Una vez protocolizados, se debe pedir al notario que autorize una anotación en el portal de www.tuempresaenundía.cl.
- Luego de la firma de los Accionistas, existe un plazo de 60 días para realizar la modificación en los pasos que siguen:
- Con los documentos notariados, debemos ingresar a www.tuempresaenundía.cl o www.escritorioempresa.cl e ingresar los datos de los Accionistas según el punto 3 y además agregar la ingormación de la sociedad que modificaremos.
- El siguiente paso, en el mismo portal, debemos adjuntar los documentos notariados en formato PDF. Este punto es necesario para que los cambios que ingresemos sean precisamente los mismos que fueron acordados en la Junta o Acuerdo de accionistas.
- Por último, debemos firmar los cambios en el portal de www.tuempresaenundía.cl o www.escritorioempresa.cl. En la práctica esto se reduce a dos opciones. Si los accionistas tienen firma electrónica avanzada (linkear) pueden firmar los cambios personalmente en el porta. Si no tienen firma electrónica avanzada, se deben firmar los cambios ante notario.
- Para firmar los cambios ante notario, se debe concurrir con el número de atención que el portal web asignará a la modificación para que el notario firme electrónicamente.
- Una vez que se han firmado electrónicamente los nuevos estatutos, se debe dar aviso de la modificación al SII. Sobre esto volveremos más abajo.
4. Modificaciones Más Comunes
4.1 Cambio de Administración: suele cambiar ante alguna de las siguientes situaciones:
- Han ingresado nuevos accionistas a la sociedad. Es posible entonces que alguno de ellos requiera de facultades de administración para representar a la sociedad. Por ejemplo, un accionista X entra a la sociedad y éste será el encargado del área comercial activamente. Ello requiere, para tener mayor facilidad en la práctica en los negocios, que se le otorgue la calidad de administrador o gerente general.
- Han salido accionistas de la sociedad que tenían facultades de administración. En este caso, puede que la pérdida de calidad de accionista signifique para los accionistas que éste ya no se relacione con la sociedad. Por lo tanto, es necesario modificar los estatutos y retirar al ex accionista de sus facultades.
- Se ha cambiado la estructura del órgano de la administración. Muchas Sociedades por acciones nacen con pocos administradores o un gerente general. A medida que la sociedad crece y se complejiza, puede que sea necesario un órgano de administración más complejo. ¿Ejemplo clásico? Pasar de un gerente general a un directorio.
- Cuentas bancarias: es requisito para que los bancos entreguen instrumentos financieros que la sociedad tenga más de un administrador. De esta forma, podemos exigir de nuestra banca que nos habilite nuevas tarjetas, chequeras, “digi-pass” y otros instrumentos altamente necesarios para actuar en los negocios día a día.
4.2 Cambio de Objeto: ¿por qué cambiar el objeto o actividad social?
- Puede que el giro declarado en los estatutos esté afecto a I.V.A. Para solicitar el cambio de giro ante el SII, es recomendable modificarlo previamente en los estatutos.
- Puede que la sociedad amplié el rango de actividades o giro que tiene en sus estatutos. Si esto ocurre en los hechos y no se ha modificado el giro, entonces los actos o contratos realizados “en representación de la sociedad” no serán obligatorios para la sociedad. Para que la sociedad sea la que contrate, es necesario que lo haga dentro de su giro.
4.3 Cambio de Domicilio:
- Puede que la sociedad ya no esté ubicada en la dirección mencionada en los estatutos.
- Puede que la dirección tributaria que se señala en los estatutos no sea apta para ejercicio de actividades comercial. Esto es frecuente ya que sociedades nuevas se constituyen en domicilios residenciales. ¿Las consecuencias? El SII y la Municipalidad pueden multar a tu sociedad.
- Se pueden establecer agencias y nuevos locales a lo largo de la nación o incluso en el extranjero. Para ello, debemos previamente permitirlo en los estatutos.
- Quieres que el valor de las acciones que se ha declarado ante el SII, sea el valor real de la empresa año tras año. Para el SII, el valor de la empresa es simplemente el valor de los estatutos de la misma.
- Si no se aumenta el capital en el tiempo, y el día de mañana decides vender tus acciones, sucederá lo siguiente: el mayor valor que te paguen por ella sobre el valor de tu aporte inicial, es constitutivo de renta. Esto significa que, están las acciones afectas al impuesto global complementario que te afectará como accionista persona natural. Es por esto que conviene actualizar tu valor de aporte a la sociedad.
- Muchas veces existen inversionistas que desean enterar fondos a la sociedad a cambio de participación en ella. Para ello, la forma más común es emitir nuevas acciones de pago y que los inversionistas las suscriban, a cambio de enterar los fondos.
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Sanción por omisión de requisitos de inscripción:
Si se han omitido cualquiera de las formalidades requeridas por la ley, en definitiva la modificación de la sociedad será nula, es decir, no tendrá efecto. Sin embargo, aún podrán producir efectos entre los accionistas y terceros mientras no se declare la nulidad. Una vez declarada, los otorgantes de la modificación nula se harán responsables frente a los terceros que contraron con la sociedad.
Los errores más comunes en el proceso de modificar una sociedad son:
- No contar con la documentación suficiente para acreditar el poder de representación de la sociedad y/o accionistas. Ante las instituciones.
- Olvidar dar aviso de las modificaciones al SII dentro del plazo establecido e incurrir en multas.
- No ingresar los artículos modificados por la Junta de Accionistas al sistema de www.tuempresaenundia.cl de forma correcta.
- No llevar un registro de accionistas actualizado.
Es muy importante las formalidades anteriores, ya que, en caso contrario las modificaciones se considerarán nulas absolutamente. Sin embargo, producen sus efectos entre accionistas y frente a terceros mientras no se declare su nulidad. Otra consecuencia importante es que una vez declarado nula la modificación, los otorgantes de esta se hacen responsables frente a terceros que contrataron con la sociedad.
5. ¿Cuáles son las modificaciones que deben informarse obligatoriamente al SII?
Nuevo: Con la reforma de Modernización Tributaria, las siguientes modificaciones deben ser informadas dentro de 2 meses al SII en la forma establecida en el Artículo 68 inciso final del Código Tributario, el que establece que:
Los contribuyentes deberán comunicar al Servicio, a través de la carpeta tributaria electrónica, cualquier modificación a la información contenida en el formulario de inicio de actividades dentro del plazo de dos meses contados desde que se efectúe la modificación respectiva o, si fuera procedente, desde la fecha de la inscripción respectiva en el Registro de Comercio correspondiente, adjuntando en la carpeta tributaria electrónica los antecedentes que dan cuenta de la modificación. La carpeta tributaria electrónica contendrá un formulario con los campos requeridos para la actualización de los registros.
Conforme lo anterior, el contribuyente cumplirá con todas las obligaciones de actualización de información que le correspondan, sin necesidad de otros trámites, debiendo el Servicio actualizar todos los registros que correspondan e incorporar los antecedentes a la referida carpeta. De la misma forma indicada Ley 21210 Art. primero N° 31 b) D.O. 24.02.2020en el inciso precedente, con iguales fines y en el mismo plazo, los contribuyentes deberán comunicar al Servicio las modificaciones de representantes legales o convencionales con poderes generales de administración; modificaciones de capital, acuerdos de participación en las utilidades distinta a la participación en el capital social y series de acciones que otorguen derechos para el pago preferente de dividendos; modificación de los socios, accionistas o comuneros; fusiones, incluyendo aquella que se produce por la reunión de la totalidad de la participación de una sociedad; divisiones; y, transformaciones o conversión de un empresario individual en una sociedad.
Art 68, inciso final Código Tributario
- Modificación de Razón Social.
- Modificación de la actividad o giro declarado.
- Apertura, cambio o cierre de sucursal.
- Modificación del domicilio postal (casilla, o apartado postal u oficina de correos).
- Ingreso, retiro o cambio de socios o comuneros (cesión de derechos); modificación del porcentaje de participación en el capital y/o utilidades.
- Aporte de capital de personas jurídicas.
- Cambio de representantes y sus domicilios.
- Transformaciones de sociedades.
- Conversión de empresa individual a sociedad.
- Aporte de todo el activo y pasivo a otra sociedad.
5.1 Formularios de Cambios del SII
Dirígete al SII con el Formulario 3239 y su Anexo 4416. Se deben completar y presentar en la Unidad del SII del domicilio tributario de la Sociedad.
Si no sabes cual es la Unidad correspondiente, consulta aquí.
5.2 ¿Cuál es el Plazo Para Informar al SII?
El plazo para comunicar estos cambios al SII es dentro de los 2 meses siguientes a la fecha de la modificación de los datos o antecedentes, o a contar de la fecha de inscripción en el Registro de Comercio, en los casos que ello sea pertinente.
Lo último con excepción de la modificación del porcentaje de participación en las utilidades.
En este caso el Plazo es hasta el 31 de enero del año inmediatamente siguiente a aquél en que se practicó la modificación y el Aviso debe formalizarse con la modalidad de presentación en la Unidad del Servicio que corresponda a la jurisdicción del domicilio del contribuyente.
Conclusión
Las modificaciones de sociedades a traves del sistema de Empresa en un Día presentan particularidades que deben ser atentidas. Dado el diferente procedimiento tanto notarial como en los portales web al que se somete este proceso, se hace necesario asesorarse.
Los bajos costos y la rapidez con que se pueden obtener modificaciones hacen que este sistema sea una opción cada vez más viable.
La comodidad de tener los estatutos actualizados en el portal de www.escritorioempresa.cl y poder acceder a ellos en un solo documento actualizado y gratuito, hace de este sistema atractivo para las PYMES modernas.
En New Society Solutions, creemos que este sistema representa el futuro de nuestro derecho societario.
La verdad es que, las posibilidades de modificación quedan a la disposición de los abogados que redactan, siendo ellas infinitas.
El verdadero desafío es saber plasmar esta voluntad en estatutos que queden ordenados y armónicamente redactado en el siempre controvertido sistema de redacción tipo “formulario” de empresa en un día.
Si tienes dudas, consultas o comentarios, no dudes en acercarte a nosotros y ponte en contacto para realizar tu Modificación SpA (Empresa en Un Día).
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